ज्ञापन किसे कहते हैं? 

 

ज्ञापन का अर्थ होता है ज्ञान कराना, या किसी तथ्य को ज्ञात कराने वाला पत्र, अतः इसे स्मृति पत्र भी कहते हैं। 

 

 दो या दो से अधिक पक्षों के बीच हुए ज्ञापन में एक साझा कार्यक्रम की रूपरेखा के साथ साथ-साथ काम करने के निश्चय की बात लिखी गयी होती है। यह एक विधिक पत्र है।

 

ज्ञापन दो प्रकार का होता है :-

1.सरकारी ज्ञापन, 

2. सामान्य ज्ञापन।

 

1 कार्यालय ज्ञापन (Memorandum)

 

कार्यालय ज्ञापन अधीन कार्यालयों या कर्मचारियों से संबंधित विशिष्ट कार्यालयी पत्र होता है। इसका प्रेषक सरकारी अधिकारी होता है।

 

ज्ञापन एक दस्तावेज़ है जो संगठन के प्रमुख (यह या उच्चतर) या संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को संबोधित किया गया है। ज्ञापन संकलक के निष्कर्षों और प्रस्तावों के साथ किसी भी मुद्दे को बताता है और लक्ष्य को एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करना है। यदि रिपोर्ट कार्य की प्रगति के बारे में addressee सूचित करते हैं, तो वे नियमित रूप से संकलित किया जा सकता है।

संगठन के प्रमुख को संबोधित रिपोर्ट आंतरिक दस्तावेज हैं और उन्हें ए 4 पेपर की एक साधारण शीट पर तैयार किया जा सकता है। उच्च अधिकारियों को भेजे गए कागजात बाहरी दस्तावेज हैं, उन्हें संगठन के लेटरहेड पर तैयार किया जाना चाहिए।

   ज्ञापन के पाठ में दो या तीन अर्थपूर्ण भाग होते हैं। पहला भाग - बताते हुए - कारणों, तथ्यों और घटनाओं की रूपरेखा बताते हैं जो इसके लेखन को जन्म देते हैं। दूसरा भाग - विश्लेषण - वर्तमान स्थिति का विश्लेषण, इसके संभावित समाधान। तीसरा हिस्सा - संक्षेप में - ठोस कार्यों के निष्कर्ष और सुझाव शामिल हैं, जो संकलक की राय में लिया जाना चाहिए। ज्ञापन में दूसरा भाग नहीं हो सकता है, तो दस्तावेज़ में केवल नोट के लेखक की स्थिति, निष्कर्ष और सुझावों का विवरण शामिल है।